Eigenes Geschäft: Archiv

* Die Berechnungen verwenden die Durchschnittsdaten für die Welt

Wir sind alle daran gewöhnt, dass das Geschäft rentabel sein sollte. Produktion produziert, Handel beziehungsweise verkauft etwas. Ingenieure entwerfen, Techniker befolgen. Usw. Und alles ist auf Profit ausgerichtet.

Wenn sie sich auf die finanziellen Ergebnisse konzentrieren, vergessen sie oft, dass das Unternehmen neben dem Recht, Geld zu erhalten, bestimmte Verantwortlichkeiten hat. Dies sind verschiedene Steuern und Gebühren - vor allem. Das taube Auge der Steuerbehörde erinnert uns rechtzeitig daran. Umweltsicherheit, die Rospotrebnadzor und verwandte Organisationen nicht ganz vergessen. Es gibt jedoch einen Aspekt, an den nicht oft erinnert wird. Aber wenn es ums Geschäft geht, gibt es keine Kleinigkeiten. Es geht darum, das Archiv der Organisation zu pflegen. Gemäß der Gesetzgebung der Russischen Föderation müssen Dokumente, abhängig von ihrer Art, 3 bis 10 (oder mehr) Jahre aufbewahrt werden. Beispielsweise sollten primäre Buchhaltungsunterlagen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Dokumente, die im Zuge von Banken und Versicherungen erstellt wurden - im Durchschnitt 3 bis 5 Jahre; Unterlagen zu Arbeitsunfällen sind 45 Jahre aufzubewahren.

Darüber hinaus werden nach dem Archivrecht der Russischen Föderation in Bezug auf Brandschutz, Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Sicherheitsbedingungen usw. eine Reihe von strengeren Anforderungen an die Archivräume gestellt. Und wenn bei den üblichen Produktions- und Handelsorganisationen kleiner und mittlerer Unternehmen alles ganz einfach ist - Dokumente werden in der Buchhaltung in vier bis fünf Schränken abgelegt, dann ist das Thema Archivierung für einige andere Kategorien von Organisationen sehr aktuell. Zunächst geht es um Banken (und andere Anlage- und Finanzstrukturen) sowie Versicherungsunternehmen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass das Workflow-Volumen buchstäblich hundert- und tausendmal größer ist als das von Handels- oder Fertigungsunternehmen. Und das vor dem Hintergrund knapper Freiflächen: Banken und Versicherungen wollen sich in repräsentativen Geschäftszentren oder verkehrsstarken Einfamilienhäusern niederlassen. Und das bedeutet eine hohe Miete. Dies bedeutet wiederum den Wunsch der Manager, den verfügbaren Raum maximal effektiv zu nutzen, was nach unserem Verständnis nicht die Ausstattung eines geräumigen und ordnungsgemäß ausgestatteten Archivraums impliziert. Darüber hinaus enthalten die Archive dieser Organisationen Informationen, deren Verlust schwerwiegende Probleme mit sich bringt - Kontonummern, Plastikkartendaten, Kundengeldflüsse usw.

Es war eine Einführung. Im Hauptteil werden wir darüber sprechen, wie genau Sie mit der Tatsache Geld verdienen können, dass die Aufsichtsbehörden seit 2011 ein verstärktes Interesse an der Einhaltung der Standards für die Aufbewahrung von Archivdokumenten haben.

Wir verstehen es als Grundsatz, einen Raum auszustatten, der allen Standards und Anforderungen entspricht, mindestens einen Archivar mit Personal zu beschäftigen - all dies ist für die oben genannten Organisationen ein absolut unnötiger Aufwand. Es ist viel einfacher, dieses „Glück“ auszulagern. Eigentlich ist es hier - eine Gelegenheit, Geld zu verdienen: ein privater Archivspeicher.

Bisher ist der Markt für diese Art von Dienstleistungen in Russland wie folgt. Tatsächlich gibt es nur zwei Akteure, die auf diese Art von Dienstleistungen spezialisiert sind - dies sind ausländische Unternehmen mit ernsthaftem Know-how sowie Lagereinrichtungen in allen regionalen Zentren des Landes. Sie bieten eine Reihe von Dienstleistungen wie:

- sicherer Archivspeicher außerhalb des Standorts (sowohl auf Papier als auch auf elektronischen Medien);

- Archivdatenverarbeitung;

- Bereitstellung des Fernzugriffs auf das Archiv;

- Übertragung auf elektronische Medien;

- Beglaubigte Vernichtung von Dokumenten.

Dieser Ansatz ist ziemlich ernst, aber in der Tat ist der Großteil der angebotenen Dienste nur für einige wenige interessant. Die Kosten sind relativ hoch, weil Unternehmen müssen ein großes Personal, einschließlich Verwaltungs- und Führungspersonal, sowie eine Prämie für das Ansehen vorhalten. Aber dazu später mehr.

Lagerservices außerhalb des Standorts werden auch von regionalen Unternehmen angeboten, die auf die Aufbewahrung von allem in einer Reihe spezialisiert sind. In diesem Fall muss nicht über den Schutz der Daten vor möglichen Lecks gesprochen werden. Informationen über Einlagen können leicht mit einem Satz Winterreifen oder Müll aus dem Schrank einer Großmutter im selben Regal landen, was aus Sentimentalität schade ist.

Was ist das ergebnis Viel Platz für kompetent organisierte Aktivitäten zur sicheren Aufbewahrung von Archiven. Wir haben es mit spezialisierten Firmen zu tun, wir nehmen Lager zur Verwahrung nicht ernst. Sie können ihre Erfahrung und die Breite des Leistungsspektrums zu erschwinglichen Kosten aufgrund einer engeren Spezialisierung und folglich einer Verringerung der Anzahl von Personal- und Technologieprozessen gegenüberstellen.

Die in der Praxis beliebtesten Dienste sind die externe sichere Archivierung und Vernichtung von Dokumenten. Suchanfragen wie das Speichern von Sicherungskopien des Servers auf Magnetkassetten (was übrigens einen separaten magnetisch geschützten Raum voraussetzt) ​​oder der Cloud-Zugriff auf die digitale Version des Archivs sind, wie bereits erwähnt, nur für wenige Unternehmen interessant. Zertifizierte Vernichtung hat jedoch auch eine Nuance: Die Kosten für einen neuen industriellen Aktenvernichter beginnen bei 2, 5 Millionen Rubel. Amortisationszeit ist lang. Wenn Sie also nicht die Möglichkeit haben, gebrauchte Geräte zu einem angemessenen Preis zu kaufen, sollten Sie über eine nicht zertifizierte Zerstörung nachdenken. Wie - wird die Fantasie erzählen.

Lassen Sie uns herausfinden, was unter sicherer Speicherung zu verstehen ist. Neben der Erfüllung der Anforderungen an die Räumlichkeiten (Temperatur und Luftfeuchtigkeit, Beleuchtung, Brandschutz), dh vor Faktoren, die zur physischen Zerstörung von Dokumenten führen können, ist auch ein Schutz gegen das Austreten von Verschlusssachen erforderlich. Der Raum sollte rund um die Uhr gesichert sein und Zugang zum Raum haben - nur für einen begrenzten Kreis von Verantwortlichen. Plus eine Reihe von besonderen Ereignissen, über die wir weiter unten sprechen werden.

Archivspeicher ist eine Archivbox aus wasserdichtem Karton mit 5 dicken Schreibmappen. Die Boxen befinden sich in Regalen mit nummerierten Stellplätzen. Um eine größere Sicherheit zu gewährleisten, erhält jede Box einen eindeutigen Barcode (Informationen zum Besitzer werden nicht auf die Box selbst angewendet), und die Nummer wird in die Datenbank eingegeben. Der Lagerort für die Kiste ist nicht festgelegt, aber die Kisten in den Regalen werden regelmäßig gedreht. So ist es nur möglich, genau herauszufinden, wo sich die Kundenbox "N" befindet, indem Sie sich an das Lagerabrechnungssystem wenden, auf das zwei oder drei Bediener mit einem hohen Zugriffsniveau zugreifen sollten. Auf Wunsch des Kunden kann die benötigte Schachtel entnommen und ins Büro geliefert werden.

Die Dienstleistung zur Vernichtung von Speichermedien erfolgt nach der angegebenen Aufbewahrungsdauer von Dokumenten. Es wird durch Zerkleinern von Papier mit einem industriellen Aktenvernichter hergestellt, der über ein Zertifikat eines bestimmten Typs verfügt, das die Unmöglichkeit der Wiederherstellung des zerstörten Dokuments bestätigt. Die Vernichtung kann sowohl in Anwesenheit eines Kundenvertreters als auch unter Erstellung einer Videoaufzeichnung des Prozesses sowie unter Erlass eines Vernichtungsakts erfolgen.

Berücksichtigen Sie die Kosten für die Organisation des Archivs. Für das regionale Zentrum wird eine Fläche von 350 Quadratmetern ausreichen. m mit einer Deckenhöhe von mindestens 6 m, in der sich das Geschäft selbst befindet, sowie ein Büro mit Betreibern, einer Verkaufsabteilung usw. Aus den Anforderungen an den Raum: staubfreier Boden, Heizung, Vorhandensein einer ordnungsgemäß funktionierenden aktiven Lüftung. Die Lagerkosten in den heutigen Regionen betragen durchschnittlich 300 Rubel. Die Gesamtkosten für die Anmietung eines Lagers betragen 105.000 Rubel pro Monat.

Die Ausrüstung eines Lagers mit Pulver (nicht Wasser!) Und Feuerlösch- und Zugangskontrollsystemen kostet ungefähr 500 Tausend Rubel. Die Kosten werden jedoch individuell berechnet und hängen von vielen Faktoren ab, so dass sich die genannte Zahl entweder geringfügig zu einer kleineren Seite oder unbegrenzt zu einer größeren ändern kann.

Für die Aufbewahrung von Kartons werden mehrstufige Frontracks verwendet, die in der Regel auf Bestellung unter Berücksichtigung der Raumeigenschaften hergestellt werden. Um die erforderliche Anzahl von Plätzen zu berechnen, müssen die Fähigkeiten der Verkaufsabteilung bestimmt werden - wie viele Lagereinheiten können wir im ersten Jahr als Verträge erhalten. Wenn wir alle Möglichkeiten realistisch einschätzen, können wir im ersten Jahr über 3.000 Körbe sprechen. Um zu verstehen - eine Filiale eines Versicherungsunternehmens mittleren Alters, die seit etwa 5 Jahren in der Region tätig ist, kann einmalig 150 bis 200 Kartons deponieren. Monatlich kommen 2-3 neue Boxen hinzu. Für das erste Jahr genügt es uns also, Verträge mit 20 Organisationen abzuschließen. Der Plan ist durchaus machbar. Es bleibt die Anzahl der Sitze (oder sonstwie Zellen) in den Regalen zu berechnen. Auf eine Palette passen 15 Kartons; Wir bekommen 200 Lagerplätze für das erste Jahr der Arbeit; Bei einem Preis von 500 Rubel pro Sitz beträgt das Budget für die Herstellung von Regalen 100.000 Rubel. Als nächstes folgt die jährliche Erweiterung des Lagerbestands in Abhängigkeit von der Umsatzwachstumsrate.

Um Manipulationen mit Paletten durchführen zu können, benötigen Sie einen Schubmaststapler (eine Art Lader). Aufgrund der geringen Auslastung ist es ratsam, die Auswahl an einer Gebrauchtmaschine zu unterbrechen. Die Kosten hängen von der gewählten Höhe des Lagers ab - je höher das Regal, desto teurer der Schubmaststapler. Die durchschnittlichen Kosten eines solchen Laders für eine Höhe von 6 m werden ungefähr 300.000 Rubel betragen.

Die Lagerverwaltungssoftware und ein Paar Datenerfassungsterminals (zum Lesen von Barcodes auf Kartons) werden in etwa 200 bis 250.000 Rubel erhältlich sein. Rüsten Sie die Büroräume mit dem Archiv aus - weitere 200.000.

Boxen müssen vom Kunden an das Archiv und auf Anfrage vom Archiv an den Kunden geliefert werden. Dafür brauchen wir ein Auto. Ein kompakter Van wie Fiat Doblo oder Skoda Roomster wird ausreichen. Wenn Sie möchten, können Sie sich auf Lada Largus beschränken. In jedem Fall beträgt das Budget für Autos rund 300.000 Rubel.

Vom Personal in der ersten Phase benötigen wir: 2 Lader (Kombination mit der Funktionalität des Fahrers ist möglich), 1 Lagerbetreiber (Kombination mit der Funktionalität des Laders ist möglich), 2 Verkaufsleiter. Wir können Outsourcing-Wache und Buchhalter übernehmen. Der Lohnfonds beläuft sich somit auf 100-120 Tausend Rubel pro Monat.

Mit der Gewerbeanmeldung sind auch Nuancen möglich. Die Wahl der Rechtsform ist in diesem Fall nicht grundlegend. Der Klassifikator OKVED ist wichtig. Für den Fall, dass wir "Bibliotheks- und Archivdienste" wählen, ist es obligatorisch, eine Lizenz vom Staatsarchiv für "Beschreibung, Aufbewahrung und Wiederherstellung von Archivdokumenten" zu erhalten. Das Verfahren ist nicht so kompliziert und kostspielig, erfordert jedoch noch Zeit für bestimmte Genehmigungen. Wenn wir bereit sind, uns nur auf die Speicherung zu beschränken und die Liste der Dienste mit Digitalisierung, Beschreibung von Archiven und ähnlichen Dingen nicht zu erweitern, können wir uns als Aufbewahrungslager registrieren.

Zusammenfassend erhalten wir die folgenden Zahlen. Investitionen in die Eröffnung sind relativ groß - etwa 1, 5 Millionen Rubel. Plus Betriebskapital - 300-350 Tausend. Monatliche Kosten - Miete und Gehalt - 220 Tausend Rubel; Fügen Sie hier Stromrechnungen, Treib- und Schmierstoffe, Mobilfunk für Vertriebsleiter hinzu und verdienen Sie 300.000 Rubel pro Monat.

Um zu verstehen, wie viel wir mit diesem Vorhaben verdienen können, erstellen wir einen Verkaufsplan. Denken Sie daran, dass der durchschnittliche Kunde in Zukunft 150 Kartons einmal und 2 Kartons monatlich mitbringt. Attraktionsplan für das erste Jahr - 20 Kunden; in der Sekunde - 30; in der dritten - 40. Mit einem durchschnittlichen Lagerkosten der Box bei großen Marktteilnehmern von 30 Rubel pro Monat können wir (wenn es finanzielle Reserven für die ersten drei Jahre gibt) einen Lagerkosten von 20 Rubel anbieten. Ein solcher Preisunterschied wird das Fehlen eines schönen Zeichens und eines großen Namens mehr als überdecken. Darüber hinaus können Sie Geld mit verwandten Dienstleistungen verdienen: Verpackung und Lieferung von Kartons an das Geschäft, Entfernung aus dem Geschäft und Lieferung an den Kunden usw.

Ohne zusätzliche Dienstleistungen wird das Haushaltsdefizit im ersten Betriebsjahr 2.880.000 Rubel betragen; in der Sekunde - 1.680.000; im dritten Jahr wird das Unternehmen die Gewinnschwelle erreichen. Selbst ohne eine konstant positive Dynamik bei der Gewinnung neuer Kunden wird das Unternehmen danach ein konstantes passives Einkommen aus der Erhöhung der Anzahl der Kartons bestehender Kunden erhalten, die darüber hinaus jeden Monat zunehmen wird. Innerhalb von fünf oder sechs Jahren können die Gewinne 150.000 Rubel pro Monat oder mehr erreichen.

Alle Zahlen, die wir erhalten haben, sind (transparent) angedeutet: Die Erstellung eines sicheren Archivs ist keine leichte Aufgabe, vor allem aufgrund großer Investitionen und einer erheblichen Amortisationszeit. In Anbetracht der relativen Einfachheit der Organisation, des Mangels an engem Wettbewerb und der relativ hohen Gewinne auf lange Sicht, vor allem aufgrund des ständig wachsenden passiven Einkommens, ist diese Richtung jedoch zu beachten.

Denis Miroshnichenko

(c) www.clogicsecure.com - ein Portal zu Plänen und Leitfäden für Kleinunternehmen

18.08.2013

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