Die Eröffnung Ihrer Eventagentur in der aktuellen wirtschaftlichen Situation ist riskant und hat oft keine ernsthaften Aussichten, da ein solches Geschäft in der Regel nur in Großstädten relevant ist, der Markt jedoch bereits zwischen langjährigen Unternehmen aufgeteilt ist. Daher sollte ein unerfahrener Unternehmer, der den Markt studiert hat, am häufigsten nur eine Nische für sich wählen, die in der Region seiner Arbeit am wenigsten besetzt und entwickelt ist. Man kann sofort sagen, dass es so gut wie nie um die Organisation von Hochzeiten geht, da diese Ausrichtung in der Regel zu einer eigenen Art von Geschäft wird, eine große Anzahl von Unternehmen diese Idee ausnutzt und der Verbraucher in der Regel keinen Mangel an Angeboten hat. Häufig mangelt es an einer qualitativ hochwertigen Organisation von Unternehmensveranstaltungen (Teambuilding als Sonderfall), es lohnt sich jedoch auch nicht, sich darauf zu verlassen, dass es keine Wettbewerber geben wird.
Der erste Schritt bei der Organisation eines solchen Geschäfts ist daher eine gründliche und langwierige Untersuchung des Marktes sowie die Bestimmung der Anzahl potenzieller Verbraucher, da es durchaus möglich ist, dass der angebotene Service nicht benötigt wird oder zu wenige Kunden ihn benötigen. Es ist auch sinnvoll, dieses Geschäft für diejenigen zu organisieren, die zumindest über einen gewissen Kundenstamm verfügen, da andernfalls das erste Mal für seine Gründung aufgewendet werden muss, was sich nachteilig auf die Geschäftsentwicklung auswirkt, und die Wettbewerber einen Teil des Marktes wegnehmen.
Im Allgemeinen überschneidet sich die Organisation von Feiertagen in gewissem Maße mit Werbung, mit Dienstleistungen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit, mit Marketing im Allgemeinen, insbesondere aber mit BTL-Aktivitäten. Event-Aktivität ist natürlich eine eigenständige Art von Geschäft, die ihre eigenen Merkmale aufweist, was es ihr ermöglicht, nicht mit Werbeagenturen zu konkurrieren. In einigen Fällen ist es jedoch erforderlich, die Besonderheiten der Arbeit in dieser Richtung zu berücksichtigen. Ein wichtiger Punkt ist auch die Notwendigkeit, in einigen Fällen mit Drittorganisationen zusammenzuarbeiten, da die Eventagentur (zumindest in den ersten Arbeitsphasen) immer noch nicht alle Bereiche der Organisation der Veranstaltung abdecken kann. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, über die Suche nach Partnern nachzudenken, bei denen es sich um Werbe- und PR-Büros, Agenturen für Geschenkimpressionen und sogar um Unternehmen handelt, die sich mit Marketingforschung befassen. Ganz zu schweigen davon, dass für jedes Projekt externe Künstler und Animatoren gewonnen werden müssen Organisatoren und Organisatoren (Supervisoren), obwohl letztere häufig im Personal der Organisation formalisiert sind, da sie an der Organisation aller Projekte beteiligt sind.
Um mit der Arbeit zu beginnen, sollten Sie sich an Ihr örtliches Finanzamt wenden und sich als Unternehmen registrieren lassen. Sie können als Einzelunternehmer arbeiten, da eine solche Tätigkeit nicht mit der Erlangung einer Lizenz verbunden ist. In der Regel ist es jedoch besser, Ihre juristische Person durch ein vereinfachtes Steuersystem zu formalisieren, bei dem nicht mehr als 6% des Einkommens oder 15% des Betriebsgewinns an den Staat abgeführt werden Qualität der Steuern. In der Regel sollten sich in dieser Phase keine Schwierigkeiten ergeben, da Sondergenehmigungen und die Bearbeitung zusätzlicher Sicherheiten in einem solchen Geschäft bei der Registrierung nicht vorgesehen sind.
Einige Agenturen arbeiten ohne Repräsentanz, aber oft ist dies der falsche Weg, um ein solches Geschäft zu organisieren. Die Eröffnung einer Agentur, die kein Büro hat, sondern nur eine Website im Internet (oder, noch schlimmer, eine Seite in sozialen Netzwerken), führt dazu, dass kein Kunde ein solches Büro ernst nimmt, auch wenn sich die Ausrichtung an Unternehmen richtet, die dies tun Sie bemühen sich, so viel wie möglich bei der Organisation des Urlaubs zu sparen und stellen keine ernsthaften Anforderungen an die Organisatoren. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, eine eigene Repräsentanz zu eröffnen, und es wäre schön, irgendwo im Stadtzentrum ein Zimmer zu mieten. Wenn Sie sich für ein Büro entscheiden, müssen Sie auch wissen, dass es sich aus Bequemlichkeitsgründen im Erdgeschoss befinden sollte oder dass es zumindest einen zusätzlichen Lagerraum geben sollte, da Sie während des Arbeitsprozesses eine große Anzahl von Details bearbeiten müssen, von denen ein erheblicher Teil in der Agentur selbst gespeichert ist. Für die Arbeit muss ein Raum mit einer Größe von ca. 50 bis 70 Quadratmetern angemietet werden. Dies reicht jedoch möglicherweise nicht aus, wenn der Unternehmer ein Unternehmen eröffnen möchte, das eine große Anzahl von Aufträgen gleichzeitig ausführen möchte und daher über eine beträchtliche Belegschaft verfügt.
Der Mietpreis in der Innenstadt kann sehr hoch sein, am Stadtrand und nur in Wohnvierteln kann die Anmietung eines Zimmers viel sparen, aber welcher der Kunden wird an den Rand der Stadt gehen? In den meisten Fällen ist es daher besser, die Miete noch zu überbezahlen, um den Besucherstrom zu erhöhen. Es ist schwierig, die Kosten zu benennen, es hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, selbst in der Nähe befindliche Gebäude können unterschiedliche Preise kosten, aber in einer gewöhnlichen Großstadt kostet ein Quadratmeter im Durchschnitt 1 bis 1, 5 Tausend Rubel pro Monat. Dies sind natürlich sehr durchschnittliche Werte, und in einer großen Metropole kann diese Zahl um ein Vielfaches höher sein.
Darüber hinaus müssen Sie für das Büro einfache Geräte und Möbel kaufen. Hier werden etwa 30-50.000 Rubel für einen Arbeitsplatz berechnet, wenn Sie keine zu teuren Computer und Möbel kaufen. Es sollte auch beachtet werden, dass die Einrichtung einer Eventagentur auch die Schaffung der richtigen Umgebung in Innenräumen umfasst. Wenn ein Unternehmer nicht weiß, wie eine Ferienagentur zu dekorieren ist, sollte er sich an ein Designstudio eines Drittanbieters wenden. Die Projektkosten für diese Spezialisten belaufen sich auf 1 bis 2 Tausend Rubel pro Quadratmeter Fläche.
Um einen Raum von 50 m2 mit fünf Arbeitsplätzen zu mieten, müssen mindestens 150.000 Rubel und 75.000 Rubel gemietet werden. Es ist jedoch besser, Reservefonds zur Verfügung zu haben, um die Miete für mehrere Monate im Voraus zu bezahlen. Wie Sie verstehen, ist die Eröffnung einer Event-Agentur nicht durch große Investitionen gekennzeichnet, aber es ist eine Menge Arbeit erforderlich, um ihre Aktivitäten zu etablieren und alle organisatorischen Probleme zu lösen.
Wenn also die Probleme mit dem Raum gelöst sind, können Sie das Team rekrutieren. Und hier kann es vorkommen, dass niemand speziell Eventmanager ausbildet. Es handelt sich also um Personen, die einen Abschluss in Marketing, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit haben. Sie können Personen mitnehmen, die Personalmanagement studiert haben, aber das müssen Sie auf jeden Fall wird die eingestellten Mitarbeiter auf die Besonderheiten der Arbeit in einer Veranstaltung schulen oder zunächst nach denen suchen, die bereits Erfahrung in diesem Bereich haben. Es ist auch notwendig, persönliche Qualitäten zu berücksichtigen - die berüchtigte Kreativität, Organisation, Geselligkeit. Darüber hinaus wird der Projektmanager zunächst mit ziemlicher Sicherheit mehrere Verantwortlichkeiten vereinen, nämlich an der Entwicklung des Veranstaltungskonzepts mitzuwirken und sich mit organisatorischen Fragen zu befassen, obwohl es richtig ist, wenn einige Personen in den kreativen Prozess involviert sind, während andere bereits Künstler, Partner und Veranstaltungsorte mit Requisiten suchen. Im Allgemeinen können alle anderen Aufgaben ausgelagert werden, um Personal zu haben und Sie benötigen nur direkte Manager. Hier geht es nicht nur um Buchhaltung und Sicherheit, sondern auch um Akteure und Promotoren - sie werden in der Regel von außen angeworben, wenden sich an spezialisierte Personalagenturen oder rekrutieren einfach ein Team für ein Projekt im Rahmen eines zivilrechtlichen Vertrags. Auf der anderen Seite können Sie nach einigen Monaten der Arbeit eine Basis von Arbeitnehmern haben, die nicht zum Personal gehören, die sich aber ständig für Projekte interessieren und erst nach Abschluss der Aufgabe Geld erhalten. Im Allgemeinen haben Manager das größte Gehalt - sie erhalten ein geringes Gehalt, aber einen beträchtlichen Prozentsatz des Projektbetrags, so dass ihr Gehalt in den Monaten der Tätigkeit 40.000 Rubel erreichen kann, und in großen Städten sogar mehr. Die Promotoren bekommen ein bisschen weniger, normalerweise bis zu tausend Rubel an einem Arbeitstag, als Ergebnis erhält ein seltener Promotor mehr als 25 Tausend im Monat, normalerweise liegt dieser Betrag zwischen 15 und 20 Tausend. Dies sind wiederum durchschnittliche Indikatoren. Wenn Sie Künstler und Animatoren von Drittanbietern einbeziehen, müssen Sie sich bereits auf deren Preise verlassen, während der Unternehmer selbst selten einen großen Prozentsatz der Bestellmenge eines Ensembles oder einer Truppe erhält. Diese Personen zahlen stündlich, und der Kunde bezahlt auf Anfrage lediglich für die Arbeit von Drittdarstellern. Bei fünf Beschäftigten im Land beträgt die Vergütung 200 Tausend Rubel, weitere 10 Tausend Rubel müssen für Outsourcing-Dienstleistungen (z. B. Buchhaltung) sowie für geringfügige Ausgaben, die hauptsächlich den Transport umfassen, da der Transport von Anzügen erfolgt, bereitgestellt werden und Requisiten können teuer sein. Ein bestimmter Betrag wird benötigt, um die Miete für Räumlichkeiten, Druckdienstleistungen und ähnliche organisatorische Details zu bezahlen, aber normalerweise erhält die Agentur dieses Geld sofort vom Kunden, um ihre Arbeit sicherzustellen, dh der Unternehmer verwaltet einfach die Gelder anderer.
Im Allgemeinen kann der Prozess der Organisation einer Veranstaltung in Abhängigkeit von vielen Faktoren stark variieren. Wie bereits erwähnt, müssen Sie zu Beginn der Arbeiten eine Basis von Auftragnehmern in allen möglichen Bereichen haben, und es ist wünschenswert, nicht nur einen festen Partner zu haben, sondern auch Spezialisten zu beauftragen, die im Falle höherer Gewalt versichern können. Es ist fast unmöglich zu sagen, zu welchen Büros Sie gehen werden, da jedes Projekt seine eigenen Ressourcen und Kapazitäten benötigt. Dies kann Studios umfassen, die Audiogeräte, Schauspielagenturen oder einfach Dekorationslieferanten für die Halle, Fahrer und solche Dinge. Die Agentur selbst muss über eine Preisliste für die Dienstleistungen aller Auftragnehmer verfügen, um die Projektkosten schnell berechnen und dem Kunden mitteilen zu können. Dies alles ist jedoch nur eine Beratung, nur die Eventagentur, die ihren Kunden das bieten kann, was die Wettbewerber nicht bieten können, wird erfolgreich sein. Viele können einen Urlaub organisieren, aber es ist ziemlich schwierig, es besser als die anderen zu machen, da es keine objektiven Kriterien gibt, anhand derer die Ebene der Agentur beurteilt werden kann. Sie sollten sich immer nicht nur auf Ihr Talent und Ihren kreativen Ansatz konzentrieren, sondern auch auf die Wünsche des Kunden, um Ihre und seine Vision von der Organisation des Urlaubs zu kombinieren. Natürlich weiß der Kunde in der Regel selbst nicht, was er will, und daher dauert es lange, ein Konzept und ein Szenario für ihn zu entwickeln.
Es ist auch sehr schwierig, die angemessenen Kosten solcher Dienstleistungen zu benennen, es gibt einige Kosten, aber dann kann die Agentur eine beliebige Marge festlegen. Übrigens machen sich viele Newcomer das zunutze - wenn bekannte Büros in der Arbeitsregion bereits einen erheblichen Spielraum schaffen, beginnt der Newcomer mit dem Dumping, wodurch er seine Kunden anziehen kann. Momentan ist die Situation so, dass ein seltenes Unternehmen bereit ist, für Eventdienstleistungen zu viel zu bezahlen. In einer Zeit des wirtschaftlichen Umbruchs ist das Kundenunternehmen bereits bemüht, den Urlaub einfach zu verbringen, aber kein Geld zu verschwenden. Daher werden die Büros, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, heute besonders geschätzt. Und je günstiger die Dienstleistungen der Agentur, desto attraktiver wird sie für potenzielle Verbraucher. Interessanterweise stellen viele Akteure auf diesem Markt fest, dass Werbekampagnen in diesem Geschäftsbereich in der Regel ineffektiv sind, eine Verschwendung von Geld, da der Kunde in der Regel selbst eine Agentur sucht und am meisten an Rückmeldungen von früheren Kunden interessiert ist. Mundpropaganda erweist sich fast immer als der beste Weg, um Informationen über sich selbst zu verbreiten, weshalb es wichtig ist, einen guten Ruf zu haben. Es stellt sich heraus, dass die Agentur, die zum ersten Mal ihre Arbeit aufgenommen hat, zum niedrigstmöglichen Preis arbeitet, während sie ihr Bestes tut und versucht, ein hohes Serviceniveau aufrechtzuerhalten, damit er erste Bestellungen erhalten kann. Danach kann man sich auf die Beratung der Agentur verlassen. Viele Unternehmer nehmen auch an Ausstellungen und Konferenzen teil und versuchen auf jede erdenkliche Weise, Bekanntschaften zu schließen und potenzielle Verbraucher direkt zu erreichen. Es kann jedoch nicht immer behauptet werden, dass dies ein wirksamer Weg ist, um ihre Dienstleistungen zu bewerben.
Es lohnt sich auch darüber nachzudenken, eine eigene Website zu erstellen und Informationen über sich selbst auf persönlichen Seiten in sozialen Netzwerken zu veröffentlichen. Und hier ist es am häufigsten vorzuziehen, nicht SEO (Suchmaschinenoptimierung der Website), sondern SMM (Arbeits- und Markenwerbung über soziale Netzwerke) zu entwickeln. Heutzutage ist diese Richtung im Allgemeinen eine der vielversprechendsten, und in diesem Bereich kann sie sich als optimaler Weg herausstellen, um Feedback von Kunden zu erhalten und Ihre Agentur zu fördern (natürlich nach Mundpropaganda). Zu diesem Zweck kann ein Unternehmer eine zusätzliche Person einstellen (Gehalt - 15-25 Tausend Rubel, abhängig von der Region und dem Arbeitsaufwand, manchmal kann der Projektmanager dies tun), es ist jedoch besser, dies selbst zu tun, da dieser Bereich relativ einfach zu erlernen ist. Die Kosten für die Erstellung und Förderung einer Website können mehr als 100.000 Rubel betragen, während SMM in der idealen Version ein Vielfaches billiger, aber effizienter ist. Auf der anderen Seite können Sie sich nicht nur auf Seiten in sozialen Netzwerken beschränken und mindestens eine Visitenkarten-Site erstellen.
Die Höhe des Einkommens und des Gewinns kann je nach gewählter Richtung und Umfang des Projekts stark variieren. Je höher das ursprüngliche Budget des Projekts ist, desto geringer ist in der Regel der prozentuale Aufschlag für Agenturleistungen. Obwohl hier natürlich alles individuell berechnet wird, gibt es keine speziellen Formeln zur Berechnung optimaler Preise, jeder Unternehmer entscheidet alles selbst. Teure Projekte sind Hochzeiten und Großveranstaltungen für Großunternehmen mit mehreren hunderttausend Mitarbeitern sowie natürlich Stadtveranstaltungen. Die letzten beiden Fälle beziehen sich jedoch eindeutig nicht auf die kürzlich entstandene Agentur, sodass Sie nicht sofort mit Aufgaben dieser Größenordnung rechnen sollten. Im Allgemeinen kümmert sich die Agentur auch um Feiertage, die den Kunden bis zu 5.000 Rubel kosten - alle Arten von Kindergeburtstagen, kleine Firmenfeiern, eine Art Flash-Mobs und dergleichen. Hier wird aber nicht viel gearbeitet, hier agiert die Agentur lediglich als Vermittler zwischen Darstellern (Trickfilmzeichnern, Schauspielern) und Kunden. Ein durchschnittliches Projekt für ein Unternehmen kostet 30-50 Tausend Rubel, von diesem Geld gehören bestenfalls 15-20% der Agentur (in der Regel sogar weniger - 5-10%). Genau aus diesem Grund werden viele Büros mit der Erwartung von 2 bis 3 Mitarbeitern anstelle von 5 eröffnet, wie wir es berechnet haben. Eine solche Agentur kann jedoch bereits als durchschnittlich angesehen werden und ernstere Aufgaben übernehmen, die ein viel größeres Budget haben.
Wenn Sie in Betracht ziehen, eine Agentur mit zwei Mitarbeitern zu eröffnen (Gleichgesinnte, Mitbegründer - so viele Büros beginnen häufig ihre Arbeit), müssen Sie jedenfalls 7 bis 10 Projekte pro Monat abschließen, um die Kosten zu decken. Dies ist nicht genug für eine bereits erfolgreiche und funktionierende Agentur, aber für einen Neuling kann es schwierig sein, so viele Bestellungen in einem Monat zu erhalten. Daher wird empfohlen, zum ersten Mal einen Reservefonds zu haben.
Matthias Laudanum
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18.08.2013